TAPU KURUMLARINDA ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE DİJİTALLEŞME

İnsanlık tarihiyle akran olarak değerlendirilebilecek olan arşiv, arşivcilik veya kayıt tutma geleneği insan yaşamı ile doğru orantılı olarak gelişim göstermiş ve en nihayetinde günümüzde hayatın vazgeçilmez bir parçası olmuştur. Elinizde bulunan bu çalışmada  tapu  kurumlarında arşiv yönetim sisteminin gelişimi ve dijitalleşen dünyaya entegrasyonu üzerinde durulacaktır.Bir milletinhafızası konumunda olan arşivlerinin yönetilmesi ve muhafazası uzmanlık gerektiren bir konu olduğundan devletlerce bu alanda müstakil bir teşkilatlanmaya gidilmiştir. Tapu belgelerine dayanak teşkil eden her türlü vesikanın muhafazası ve arşivlenmesi maksadıyla tarih boyunca çeşitli yöntemler geliştirilmiştir. Günümüzde değişen ve dönüşen teknoloji çağına uyum sağlamak bilgi ve belgeye ulaşım hızı ve kolaylığı hayat standardı skalasında önemli bir yer teşkil etmektedir. Vatandaşına en kolay ve en verimli şekilde hizmet götürebilmeyi amaç edinen sosyal devlet anlayışı gereği devlet kurumları bu teknolojik dönüşüm sürecine entegrasyon için gerekli çalışmaları başlatmış olup e-devlet sistemi de bu girişimlerin en önemli ve kapsamlı olanı olarak değerlendirilebilir.Tapukayıtlarının elektronik ortamda hem muhafaza edilmeleri hem de vatandaşların kullanımına açılması ve bu sürecin sağlıklı bir şekilde yönetilmesi ayrı bir uzmanlık alanı oluşturmuştur. Tüm kamu kurumlarında olduğu gibi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünde de bu dijital entegrasyon için çalışmalar yapılmış, bu alanda görevlendirmeler ve meslek içi eğitimler vasıtasıyla dijital dönüşüm sürecinin sağlıklı şekilde gerçekleştirilmesi amaçlanmıştır. Kurumların, varlıklarını devam ettirebilmek ve kendilerini geleceğe hazırlamak için kullanabilecekleri en önemli kaynakların başında da sahip oldukları bilgi kaynakları gelmektedir. 

Odabaş ve Polat (2008, ss.6-7) ülkemizde kurumsal bilgi ve belge kaynaklarının yönetiminin bir sistem çerçevesince yapılandırılması için dört ana unsurdan bahsetmişlerdir. Bu unsurlar; - Bilgi ve belge üretimindeki artış ve bu durumun kontrol alınması ihtiyacı, - Kurumsal bilgilerin talep edilmesi halinde, Bilgi Edinme Hakkı kanunu gereğince belli süre koşullarda sağlanması zorunluluğu, - Verimliliğin artırılması ve rekabet gücünün sağlanması ihtiyacı, e-Devlet uygulamalarına uyum, kurumlar arası veri transferinin ve birlikte çalışabilirliğin sağlanması.

Bilgi ve iletişim teknolojileri alanında gerçekleşen gelişmeler günümüzde bilginin hem ekonomik hem de sosyal bir güç olarak değerlendirilmesine neden olmuştur (Odabaş ve Polat, 2008, s.1). Gelişen teknoloji ile birlikte bilgi, kolay bir şekilde oluşturulabilmesi, depolanabilmesi, erişebilir olması ve karmaşıklaşan iş süreçlerinde yoğun bir şekilde kullanılması gibi nedenlerden dolayı tüm kurumlar için ortak ve en temel unsurlardan birisi haline gelmiş durumdadır. Bilginin bir güç olarak ortaya konabilmesi ve iş verimliliğine katkı sağlaması için de üretilen kurumsal bilginin etkin doğru bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir.

20. yy. sonlarında ve özellikle 21. yüzyılın başlarında internet ve intranet (iç ağ) kavramlarının örgüt içi yönetsel faaliyet alanlarındaki yoğun kullanımı sayesinde iletişim kanallarında ve belge alışverişlerinde e-posta kavramı ortaya çıkarak belge yönetimi yeni bir boyut kazanmıştır. Kamu veya özel sektör farkı ayırt edilmeksizin örgüt yapılarındaki dağıtım ve iletişim kanallarında güvenlik önlemleri alınarak belge alışverişleri elektronik olarak iletilmeye ve saklanmaya başlanmıştır. Bu ortamların kullanımının işletmelerce artması sonucunda ise “Belge Yönetim Sistemi” kavramı ortaya çıkmış ve belge alışverişi ve dosyalama faaliyetlerinde etkililiğin artması hedeflenmiştir. Belge yönetim sistemleri, belgeye dayanan kayıtların ve bilgilerin elektronik ortamlara aktarılmasını, akışını ve erişimini kolaylaştıran bir sistemdir. Bu sistem sayesinde bilgisayar ortamında taratılan her türlü bilgiye, kayda ve belgeye kişisel bilgisayarlar, internet ve intranet üzerinden hızlı bir biçimde erişim sağlanabilmektedir. Bu sayede yönetim faaliyetlerinin gerektirdiği bürokratik problemlerin önüne geçilerek zaman ve maliyet açısından da fayda sağlanmaktadır. 

Yukarıda bahsi geçen amaca matuf olarak Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce, arşiv yönetim sistemi alanında merkez ve taşra birimlerince faydalanılması maksadıyla 08/10/2019 yılında yayınlanarak yürürlüğe giren genelge kapsamında Tapu Müdürlüklerince arşivcilik çalışmalarında takip edilecek usul ve esaslar ayrıntılı olarak teşkilatlara bildirilmiştir.  

6083 sayılı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik kapsamında hazırlanan bu genelge ile tapu müdürlüklerinde mevcut ve yeni işlem belgelerinin fiziki ve elektronik ortamda saklanması, ayıklanması ve imhasına dair işlemlerin hem sağlıklı bir şekilde muhafazası ve erişime açılması hem de uzun yıllar sonra dahi ulaşılabilir olması amaçlanmaktadır. 

Belge yönetimi kavramı, kurumsal faaliyetler içerisinde belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ya da imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalar şeklinde tanımlanmaktadır. Belge yönetimi, yönetim bilimleri ile bilgi sistemleri ve kuramlarının kesişim noktasında bulunmaktadır. Kurumda üretilen bilgilerin kayıt altına alınarak kanıt niteliğinin korunmasını ve diğer kurumlarla iletişimin gerçekleştirilebilmesini sağlar. Türk Standartları Enstitüsü elektronik belge yönetim sistemlerini “kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek” şeklinde tanımlamıştır.

Bilginin en yoğun kullanıldığı ve hayatın her alanını derinden etkilediği günümüzde, bilginin neredeyse ayrılmaz bir parçası olan teknoloji de hayatımızı ve yaşam şeklimizi etkileyen, kimi durumda da belirleyen önemli unsurlardan birisi haline gelmiştir. Bu alandaki gelişmeler ve buna bağlı olarak ortaya çıkan fırsatlar, bilgi ile ilgili konularda, teknolojinin yoğun bir şekilde kullanılmasını sağlamıştır. Bunun bir sonucu olarak bilginin sistematik bir şekilde üretildiği ve kullanıldığı kurumsallaşmış yapılarda bilginin oluşturulması, iletilmesi ve saklanması ile ilgili süreçler de gün geçtikçe daha fazla elektronik ortama taşınmaya başlanmıştır (Ünal, 2017, s. 293).

Sonuç

İçinde bulunduğumuz çağ, insanlık tarihinde bilginin en etkili ve yoğun kullanıldığı dönem olarak değerlendirilmektedir. Bu nedenle dönemi tanımlamak için “bilgi çağı” bu çağda yaşan inşalar için de “bilgi toplumu” terimleri kullanılmaktadır. Bilginin yoğun, etkili bir şekilde ve de yaygın olarak kullanılması bilgiyi bir güç unsuru haline getirmiştir. Ancak bu güçten elde edilecek faydaların ortaya çıkarılması bazı gerekliliklerin yerine getirilmesine bağlıdır. Özellikle bilginin yoğun bir şekilde üretildiği ve kullanıldığı kurumsal yapılar için bilgi rekabet ortamında hayatta kalmanın ve varlığını sürdürmenin yolunun bilgiyi doğru bir şekilde yönetmekten geçtiği söylenebilir. Bilginin önemini ve gücünü kavrayan kurumlar ürettikleri ya da bir şekilde elde ettikleri bilgileri yönetmek için çeşitli yöntem ve sistemler geliştirmektedirler. Özellikle teknolojinin bilgi ile ilgili alanlarda çok hızlı bir gelişim göstermesi, bilginin yönetimi ve denetimi konusunda da geliştirilen sistem, yöntem ve yaklaşımların sürekli değişmesine neden olmaktadır. Yaşanan bu değişimle başa çıkmak için kurumlar bünyelerinde, bilgi yönetimi konusunda uzmanlaşmış birimler ve sistemler oluşturmaya başlamışlardır.

Bilgi yönetimi konusunda yapılan çalışmalarda etkileşimin ve birlikte çalışabilirliğin önemi ortaya çıkmış bunun bir sonucu olarak da çalışmaların belli kurallar çerçevesinde yapılması ihtiyacı doğmuştur. Bu ihtiyacın karşılanması için çeşitli ulusal veya uluslararası düzenlemeler yapılmış, projeler ve standartlar geliştirilmiştir. Bilgi teknolojilerinde yaşanan hızlı değişim, ekonomik ve sosyal hayatta sürekli değişen koşullar yapılan bu çalışmaların da sürekli gözden geçirilerek yenilenmesine neden olmaktadır. Kurumlar, bilgi yönetimi ile ilgili olarak gerçekleştirdikleri faaliyetleri, değişen koşullar ve gerekliliklere uygun hale getirmek için devamlı bir çaba içerisindedir. Günümüzde, özellikle bilgi yönetimi konusunda kullanılan elektronik sistemlerin ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde yapılandırılması ve güncel tutulması görülmektedir.

KAYNAKÇA

Başbakanlık Genelgesi, 16 Temmuz 2008 tarih ve 2008/16 nolu Genelge, (http://www.resmi gazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm). 

Bilgi. (2003). Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. T.C. Resmi Gazete, 25269. 10.01.2022 tarihinde http://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=1.5.4982&MevzuatIliski=0 adresinden erişildi.

Çevre  Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı,Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü

08/10/2019 ve 84435225-E.3720566 sayılı 1806 (2019/12) numaralı genelge

E-İmza. (2004). Elektronik İmza Kanunu. T.C. Resmi Gazete, 25355. 04.01.2022 Tarihinde http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.5070-20040115.pdf adresinden erişildi.

Elektronik Belge Yönetimi, Türk Standardı, Tarihi: Haziran 2009, ICS 01.140.20; 35.240.20; 01.110. Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi-, Türk Standardı (Bölüm 1:

Genel ve Bölüm 2: Kılavuzlar).

E-yazışma. (2018). e-Yazışma Projesi. 08.01.2022tarihinde http://www.eyazisma.gov.tr/SitePages/eyazismaana.aspx adresinden erişildi.

Odabaş, H ve Polat, C. (2008). Bilgi Toplumunda Yaşam Boyu Öğrenmenin Anahtarı: Bilgi Okuryazarlığı.Küreselleşme, Demokratikleşme ve Türkiye Uluslararası Sempozyumu Bildiri           Kitabı:             International Symposium       on        Globalization,

DemocratizationandTurkeyProceedings içinde (596-606). Akdeniz Üniversitesi, Antalya.

Tapu Ve Kadastro Genel Müdürlüğü Teşkilat Ve Görevleri Hakkında 6083 Sayılı Kanun

Türk Standartları Enstitüsü. (2009). TS 13298- Elektronik Belge Yönetimi. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TS ISO 15489-1 Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi Bölüm 1.

Türk Standartları Enstitüsü. (2012). TS 13298, Elektronik Belge Yönetimi.

Ünal, H. (2017) Elektronik arşiv yönetim sistemleri ve kurumsal etkileri Özdemirci, F.,

Akdoğan, Z. (Ed.). Bilgi sistemleri ve Bilişim Yönetimi Beklentiler ve yaklaşımlar içinde (293-

298). Ankara: Ankara Üniversitesi Basım Evi.